Sabemos que uma reunião é essencial no mundo dos negócios, porém sempre há situações em que um breve assunto acaba se estendendo para uma reunião de uma hora ou mais, não é mesmo? E é exatamente por isso que é possível reduzir o tempo das reuniões, sem alterar a sua produtividade – muito pelo contrário, você pode aumentar!
E você sabe quais passos deve tomar para organizar uma excelente reunião de performance? Saiba que para começar, é preciso…
TEMA: você precisa determinar o tema e o intuito da reunião, o que será resolvido nela para que ninguém fuja do foco.
TEMPO: para ter uma reunião produtiva, é necessário programar e administrar o tempo estabelecido a ela, separando os temas mais importantes.
FOCO: não deixe o foco de lado, dê atenção às pautas que precisam ser discutidas naquele momento.
ACOMPANHAMENTO: uma dica é anotar, de forma aberta, os principais pontos discutidos e acompanhados durante a reunião.
PAUSAS: não tente ter uma única reunião para definir todos os temas possíveis, faça pausas para recarregar as energias e priorizar questões importantes.
Mas isso ainda não é necessário para ter uma reunião de performance e, por isso, vou lhe mostrar um guia com os passos essenciais para otimizar o tempo das suas reuniões! Continue lendo…
ASSUNTO DEFINIDO
Ao organizar uma reunião, é necessário ter o assunto previamente definido, pois, assim, é possível organizar uma ordem em que as pautas serão abordadas, dando prioridade aos assuntos essenciais.
EQUIPE PREPARADA
Além de ser importante para otimizar o tempo, definir o assunto também é fundamental para que a equipe saiba o que será abordado e se prepare para debater a respeito do tema.
TEMPO ESTABELECIDO
Seja breve e objetivo! A reunião tem o intuito de resolver o tema X? Então foque nisso, aborde as questões necessárias e não ocupe o tempo da reunião para debater sobre outros assuntos.
ESCOLHA DE PARTICIPANTES
Para participar da reunião, escolha quem está envolvido no tema! Isso facilitará que os participantes falem abertamente sobre o assunto, mas sem perder o foco no que está sendo debatido.
Até que, ao final, parece simples organizar uma reunião, não é? E se você sofre com reuniões longas, sem foco, chegou a sua vez de colocar essas dicas em prática e, o melhor de tudo, otimizar o seu tempo, para que dê importância ao que realmente é necessário para você, para a empresa e para os seus funcionários.